- مقدمه:
فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات تعیین می‌کند که چه نیازهایی از پروژه، می‌توانند یا می‌بایست از طریق خرید یا تأمین محصولات، خدمات یا نتایج از خارج از سازمان پروژه به بهترین نحو تحقق یابند و کدام نیازهای پروژه، می‌توانند توسط تیم پروژه محقق شوند. هنگامی‌که (تیمِ) پروژه، محصولات و خدمات و نتایج مورد نیاز برای اجرای پروژه را از خارج از سازمان مجری به دست می‌آورد، فرآیندها از برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات تا خاتمه‌ی تدارکات، برای هر قلمی که می‌بایست تأمین شود، اجرا می‌گردند.
فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات، ارزیابی ریسک‌های موجود در هر تحلیل ساخت یا خرید را شامل می‌شود. همچنین این فرآیند، بازنگری نوع قرارداد برنامه‌ریزی‌شده برای استفاده را، به منظور تعدیل ریسک‌ها یا اجتناب از ریسک‌ها و گاهی انتقال ریسک‌ها به فروشنده دربر می‌گیرد.
- اجرای تدارکات پروژه:
اجرای تدارکات، عبارت است از فرآیندِ کسب پاسخ‌های فروشندگان، انتخاب یک فروشنده و انعقاد قرارداد. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که از طریق توافق‌نامه‌های معین، هماهنگی میان انتظارات ذی‌نفعان داخلی و خارجی را فراهم می‌سازد.
در طول فرآیند اجرای تدارکات، تیم پروژه پیشنهادهای بها و پیشنهادها را دریافت نموده و معیارهای انتخاب از پیش تعریف شده‌ای را به کار خواهد گرفت تا یک یا چند فروشنده را انتخاب نماید. فروشندگان انتخاب شده باید برای اجرای کار صلاحیت داشته باشند و به عنوان فروشنده، قابل پذیرش باشند.
- كنترل تدارکات:
کنترل تدارکات، عبارت است از فرآیند مدیریت روابط تدارکات، نظارت بر عملکرد قرارداد و در صورت نیاز، اعمال تغییرات و اصلاحات در قراردادها. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که تضمین می‌نماید، هم عملکرد خریدار و هم عملکرد فروشنده، ضمن مطابقت با شرایط حقوقی توافق‌نامه، الزامات تدارکات را برآورده می‌سازد.
کنترل تدارکات، متضمن به‌کارگیری فرآیندهای مناسب مدیریت پروژه در روابط قراردادی و یکپارچگی خروجی‌های این فرآیندها در مدیریت کلی پروژه است. اغلب زمانی که فروشندگان و محصولات، خدمات یا نتایج متعددی وجود داشته باشد، این یکپارچگی در سطوح مختلف شکل می‌گیرد.
- خاتمه‌ی تدارکات:
خاتمه‌ی تدارکات، فرآیند تکمیل تدارکات است. مزیت اصلی این فرآیند در آن است که توافق‌نامه و اسناد مربوطه را برای مراجعات آتی، مستند می‌نماید. فرآیند خاتمه‌ی تدارکات، فعالیت‌های اداری از قبیل نهایی سازی ادعاهای خاتمه نیافته، به‌روزآوری سوابق به منظور انعکاس نتایج نهایی و بایگانی چنین اطلاعاتی برای استفاده‌های آتی را نیز دربر می‌گیرد.
گردآوری: دکتر فادی عیوش