- انواع مدیران:
مدیران با توجه به نقش ها، وظایف و کارکردهایشان به دسته های مختلف تقسیم می شوند. برخی مدیران ستادی اند و نقش و وظیفه راهبردی را بر عهده دارند و برخی دیگر مدیران صف اند که وظیفه اجرایی و عملیاتی بر عهده دارند. وظایف صف در یک سازمان، وظایفی هستند که بطور مستقیم در تامین هدف های آن سازمان نقش تعیین کننده دارند. از نظر زمانی، وظایف صف زودتر نقش خود را در موفقیت سازمان نمایان می سازد.
از نظر فرماندهی و نظارت، واحدهای صف، بر واحدها و بخش های زیردست خود، فرماندهی و نظارت مستقیم دارند. بدین ترتیب که دستورها را صادر می کنند و گزارش کارها را نیز بطور مستقیم دریافت می دارند.
وظایف ستاد، وظایفی هستند که بطور غیرمستقیم در تامین هدف های سازمان نقش دارند بطوری که آنچه خارج از وظایف صف باشد، در چهارچوب وظایف ستاد قرار می گیرد. آثار فعالیت واحدهای ستادی، برخلاف فعالیت های صف، در درازمدت خود را نشان می دهند. واحدهای ستادی بر واحدهای صف، فرماندهی و نظارت مستقیم ندارند بلکه نظریات و پیشنهادهای آنها از طریق واحدهای صف و با رعایت سلسله مراتب ابلاغ می گردد. به بیان دیگر وظایف واحدهای صف، وظایف اجرایی است در حالی که وظایف واحدهای ستاد، مشورت، برنامه ریزی و خدمات تخصصی برای کمک به اجرای وظایف صف است.
مدیران برحسب نوع وظایف و فعالیت ها، در سه سطح عملیاتی، میانی و عالی طبقه بندی می شوند.
- مدیران عملیاتی
این مدیران به هماهنگی کارهای کسانی می پردازند که در رده مدیریت قرار ندارند. افراد این رده معمولا به نام ناظر، سرپرست و روسا یا مدیران دفتر (اداره) خوانده می شوند.
سرکارگر و سرپرست خط تولید در یک کارخانه، سرپرست فنی در یک بخش تحقیقاتی، سرپرست اداری در یک اداره بزرگ نمونه هایی از سرپرستان خط اول یا عملیاتی هستند. این پست ها اغلب اولین پست هایی هستند که به وسیله کسانی پر می شوند که از طبقه پرسنل عملیاتی وارد مدیریت می شوند.
- ویژگی های مدیران عملیاتی
این مدیران زندگی کاری فعالی دارند و بیشتر وقتشان صرف کارهای جاری و آنی می شود. بررسی ها نشان می دهد که مدیران عملیاتی سرشان شلوغ است و مراجعه مکرر افراد موجب انقطاع کارشان می شود، اغلب مجبورند برای نظارت در رفت و آمد باشند، برای پرسنل خود ماموریت های کاری خاص تعیین می کنند. همچنین باید برنامه عملیاتی تفصیلی و کوتاه مدت طرح ریزی کنند.
این مدیران کسانی هستند که مستقیما تلاش های کارکنان را نظارت می کنند و در صورت نیاز به اصلاح آن می پردازند. آنان جهت دهنده به رفتار کارکنان می باشند و با گذشت زمان، موقعیت آنها از تولید کردن به نظارت کردن ارتقاء یافته است. مدیران رده پایین تقریبا همه روزه مستقیما با افراد تحت نظارت خود در تماس بوده و اصولا به دلیل موفقیت که در ایجاد ارتباط با افراد دارند، به این شغل برگزیده شده اند. آنان نه تنها با افراد زیردست خود کار می کنند بلکه با مدیران هم سطح خود که کارشان با یکدیگر در ارتباط است نیز در تماس می باشند.
- مدیران میانی
عنوان مدیریت میانی دربرگیرنده چند سطح از سازمان می شود. مدیران رده میانی، کارها و فعالیت های مدیران رده پایین و سرپرستی کارکنان عملیاتی را بر عهده دارند. مسئولیت مدیران میانی این است که فعالیت هایی را هدایت و رهبری کنند که بدان وسیله سیاست های سازمان به اجرا درآید و بین خواست ها یا تقاضاهای مدیران رده بالاتر و ظرفیت یا توانایی کارفرمایان، نوعی تعادل و توازن برقرار کنند. آنها هماهنگ کننده کلیه فعالیت های شرکت هستند و اطلاعات را به سطوح بالا و پایین انتقال می دهند.
پردازش و انتقال اطلاعات به عنوان یک وظیفه سنتی این سطح از مدیریت می باشد. این رده از مدیریت که به طور مستقیم به مدیریت عالی گزارش می دهند، بیشتر وقت خود را به تحلیل داده ها، آماده کردن اطلاعات برای تصمیم گیری، تبدیل تصمیم های مدیریت عالی به پروژه های معین برای سرپرستان و جهت دادن به نتایج کار مدیران عملیاتی می گذارند.
- مدیران عالی
معمولا یک گروه کوچک از افراد، مدیریت ارشد را تشکیل می دهند. مدیرت ارشد مسئول همه کارهای مدیریت سازمان است. این افراد را مدیر اجرایی می نامند. آنها سیاست های سازمان را تدوین و مدیریت و روابط متقابل بین واحدهای سازمان و محیط را تعیین می نمایند. این گروه کوچک شامل مدیر عامل، قائم مقام و معاونین وی می باشند.
مدیری که در نقش های عملیاتی و میانی موفق بوده معمولا می تواند به مدیریت عالی راه یابد. بررسی ها نشان می دهد که بخش اعظم کار مدیران میانی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی است با این تفاوت که اینان برنامه ریزی جامع و بلندمدت تری را در حوزه فعالیت گسترده تر و عوامل وضعی متنوع تری طراحی یا مورد بررسی قرار می دهند. در این سطح مدیریت راهبردی، اهداف دراز مدت و جهت کلی سازمان و چگونگی برخورد سازمان نسبت به محیط را تعیین می کند.
مدیران رده بالا برخلاف دیگر رده های مدیریتی، به غیر از صاحبان موسسات به افراد دیگری حساب پس نمی دهند. اما باید دانست که مدیران رده بالا برای رسیدن به اهداف و برنامه های خود، ناگزیر به نظارت بر کار افراد زیردست خود می باشند.
- مهارتهای مدیران:
از مهارت های مورد نیاز مدیران طبقه بندی های متفاوتی به عمل آمده است. بتلی در سال ۱۹۸۹ فهرستی از مهارت های مدیریتی به شرح زیر اراده کرده است:
- مهارت های ارتباطی
- مهارت های مرتبط با تصمیم گیری
- مهارت های مرتبط با خلاقیت
متغیرهای مهارت های ارتباطی عبارتند از: فن بیان، نامه نگاری، مکالمه تلفن، فنون مذاکره، تند خوانی، کاربرد شعر و مثل و …
متغیرهای مهارت های مرتبط با تصمیم گیری عبارتند از: قدرت تجزیه و تحلیل، قدرت یادگیری از محیط، قدرت تمرکز بر موضوع، بکارگیری اصول منطق و …
متغیرهای مهارت های مرتبط با خلاقیت عبارتند از: جسارت در تفکرات نو، حل مسائل ذهنی، چرا پروری ذهنی، خطر پذیری، قدرت تخیل و …
ولی جامع ترین طبقه بندی را به رابرت.ال کتز نسبت می دهند. وی مهارت های مورد نیاز مدیران را به سه دسته تقسیم می کند و معتقد است که تمامی مدیران به این مهارت ها نیاز دارند، ولی میزان نیاز به آنها در سطوح مختلف، متفاوت است. این مهارت ها عبارتند از: مهارت فنی، مهارت انسانی و مهارت ادراکی.
- مهارت فنی:
مهارت فنی عبارت است از توانایی مدیر در کاربرد دانش تخصصی یا تخصص های ویژه. به تعبیری مهارت فنی توانایی حاصل از تجربیات، آموزش و کارآموزی لازم برای بکارگیری دانش، روش ها، فنون و تجهیزات لازم برای انجام کارهای خاص می باشد. به بیان دیگر مهارت های فنی ظهور دانش و تجربیات ویژه در انجام فعالیت های سازمانی می باشد.
هنگامی که کسی درباره مهارت های متخصصین چون مهندسین راه و ساختمان، حسابداران یا پزشکان جراح می اندیشد، وی مهارت های تخصصی آنها را در نظر دارد. این افراد از راه کسب آموزش رسمی و وسیع در آن زمینه به آگاهی ها و تخصص های عملی دست یافته اند. بدیهی است که این افراد متخصص(حرفه ای) مهارت فنی را به صورت انحصاری در نمی آورند و این که الزاما نباید این مهارت ها را در کلاس درس یا در برنامه های رسمی آموزشی فرا گیرند. همه کارها به نوعی تخصص نیاز دارند و بسیاری از مردم مهارت های فنی خود را به هنگام انجام وظیفه کسب می کنند. بنابراین مهارت عموما از راه تجربه و آموزش بدست می آید.
مهارت فنی بیشتر برای مدیران خط اول مهم می باشد. این مدیران بیشتر وقت خود را صرف آموزش زیردستان و پاسخ به مشکلات مربوط به کار می نمایند و لذا اگر بخواهند مدیران موثری باشند باید چگونگی انجام کاری را که به زیردستان می سپارند، بدانند.
شاید مهارت فنی آشناترین مهارت باشد زیرا که معمول ترین آنها به شمار می آید و در عصر ما که عصر تخصص است، مهارتی است که برای بیشتر افراد مورد نیاز است.
- مهارت انسانی:
مهارت انسانی عبارت از توانایی در کار کردن، ارتباط، درک و ایجاد انگیزش در فرد یا گروه است. از آنجا که مدیران کارها را از مجرا و به وسیله دیگران انجام می دهند، آنان باید از نظر ایجاد ارتباط، انگیزه و تفویض اختیارات، از مهارت انسانی بالایی برخوردار باشند. پژوهش ها نشان می دهند که صرف نظر از سطح مدیریت یا مدیر در سازمان، مهارت های انسانی در موفقیت های وی بیشترین اهمیت را دارند. همچنین اهمیت این مهارت تا آنجاست که رشته علمی رفتار سازمانی بر پایه این مهارت شکل گرفته است.
در تعریف از مهارت های انسانی آمده که توانایی های انسانی مدیر شامل قابلیت های فردی است که باعث ایجاد کوشش دسته جمعی در درون یک سازمان یا یک گروه می شود. در این تعریف منظور از مهارت های انسانی، رفتارهایی هستند که به صورت رو در رو و در تعامل نزدیک به کار رفته و به پیشرفت و رسیدن اهداف و نتایج مفید کمک می کند. لذا تحلیل رفتارهای مدیر در قالب مقوله مهارت های انسانی لازم و ضروری می نماید.
مهارت انسانی توانایی مدیر در خلق محیطی است که در آن فرد احساس امنیت و آزادی برای طرح عقایدش داشته باشد و به بیان دیگر منظور از مهارت انسانی، توانایی مدیر در ارائه کار ثمربخش به عنوان یکی از اعضای گروه و ایجاد تفاهم و همکاری در بین گروهی است که هدایت و رهبری آن را بر عهده دارد. همانطور که مهارت فنی با اشیا (فرایندها یا اهداف فیزیکی) رابطه دارد، مهارت انسانی نیز منحصرا ناظر بر کارکرد با افراد است.
- مهارت ادراکی:
با عنایت به اینکه اغلب فعالیت ها و تصمیم های مدیریت ناشی از ادراک و شیوه تفکر مدیر نشات می گیرد و این که تصمیمات خردمندانه او بقاء و بالندگی سازمان را موجب می گردد، لذا مهارت های ادراکی و فکری مدیریت از جایگاه خاصی برخوردار است.
به عقیده چستربارنارد، مهارت ادراکی عنصر اصلی فرآیند مدیریت است و به معنای احساس و درک سازمان به صورت یک کل و درک موقعیت های مرتبط با آن به صورت کلی و یک جا می باشد.
به تعبیری مهارت ادراکی به مهارتی اطلاق می شود که شخص توانایی برداشت کلی و شناخت عناصر برجسته و مهم موقعیت ها را دارا باشد و بتواند پیوندهای میان عناصر را به خوبی درک کند.
منظور از مهارت ادراکی، قدرت تلقی موسسه به صورت یک واحد کلی است. یعنی اینکه مدیر تشخیص دهد چگونه هر یک از وظایف مختلف سازمان، به دیگری وابسته است. چنین مهارتی را می توان تا درک وجود رابطه بین موسسه مورد نظر با وضعیت کلی جامعه، عوامل سیاسی، اجتماعی و اقتصادی یک ملت تعمیم داد. با تشخیص این رابطه ها و درک عناصر مهم در هر وضع، مدیر خواهد توانست به نحوی عمل کند که موجبات پیشرفت سازمان به طور کلی فراهم گردد.
این که فعالیت های مدیر را وظیفه، نقش یا مهارت او بنامیم اهمیت چندان زیادی ندارد. آنچه مهم است این است که مدیر باید افراد را اداره کند. حال می خواهد آن را وظیفه رهبری، ایفای نقش، ایجاد ارتباط بین افراد یا مهارت انسانی یا هر چیز دیگری بنامد، تردیدی نیست که یک مدیر موفق باید مهارت افراد را بالا ببرد. از سوی دیگر، گرچه همه مهارت ها برای مدیران ضروری است ولی اهمیت نسبی آنها به مقامی بستگی دارد که مدیر در سازمان احراز کرده است.
همانگونه که در نمودار زیر مشاهده می گردد، مهارت های فنی در سطح مدیران پایه و سرپرستان، بیشترین اهمیت را دارد. مهارت های انسانی نیز از نظر ارتباط متقابل و مکرر با کارکنان سطوح پایین دارای اهمیت است ولی مهارت های ادراکی برای آنها دارای اهمیت حیاتی نیست.
در سطح مدیریت میانی، نیاز به مهارت های فنی کاهش می یابد ولی مهارت های انسانی اهمیت بیشتری پیدا می کند، چراکه توانایی مدیران میانی در بکارگیری مهارت های زیردستان بسیار مهمتر از این است که بتوانند از تخصص فنی خود استفاده کنند. در این سطح مهارت های ادراکی نیز، مهم به شمار می آیند.
هر قدر مدیران به رده های بالاتر سازمانی ارتقاء می یابند، اهمیت مهارت ادراکی بیشتر می شود و مدیر باید بتواند روابط موجود در سازمان و جایگاه سازمان از نظر زمان را درک نماید. در این سطح به همان اندازه که مهارت های ادراکی ارزش ویژه ای دارند، نیاز چندانی به مهارت های فنی نیست.
کدام مهارت ضامن موفقیت مدیران است؟
لازم به ذکر است که پژوهش های جدید نشان می دهد صرف نظر از سطح مدیریت یا مدیر سازمان، مهارت های انسانی در موفقیت وی بیشترین اهمیت را دارد و فراتر اینکه طی نظرسنجی به عمل آمده از مدیران (کارشناسان ارشد و فارغ التحصیلان رشته های مدیریت) درخصوص اینکه برای یک پست فرضی، شخص واجد شرایط باید چه نوع مهارت، اطلاعات و توانایی هایی داشته باشد، آنها مهارت انسانی و سپس مهارت ارتباطی را برشمردند.
ترجمه: دکتر هبه صفر
سایت: www.alighorbani.com